こんにちわ。インターコードの電話代行の料理人代行宮川です。前から気になっていたピザを作ることに成功しました。ピザ窯がないと作れないものなのかなと思っていたのですが、當銘さんの「ホットプレートで作ってましたよ」の一言を聞いて、「あ、できるかも」と思い作ってみたらなんとかなりました。時間がなかったのでピザソースはトマトの缶詰を使って手抜きしましたが生地とかはちゃんと作ってみました。初めて作ったのですが出来上がったものが本当においしくてびっくりしました。これで私の中のピザの認識は買ってくるものではなくて自分で好きなように作るものに変わりました。當銘さんの一言がなければ作れんかったと思うので本当に感謝です。
電話代行サービスは準備が大事！
さて、料理でもそうですが仕事でも下準備が非常に大事です。一つの会社の電話代行を行うためにも色々な準備が行われております。その中でもひとつでも欠けてしまうとしっかりと機能しないことになってしまったり、お客様対応がスムーズにできなかったり、本来意図していたものとは違う対応になってしまったりと大変なことになります。そのため、準備には十分に気を使って対応していきます。
まずは、電話代行をして欲しいというクライアント様の営業時間やご要望などを承り、その要望にそって用意をしていきます。会社の名前や業種などを確認して、その資料を元に全員が対応できるようにシステム上にデータを反映させていくことが準備の第一歩となります。
電話代行サービス開始後のシミュレーションも準備のうち
そして、反映が終わった後は対応する電話番号をクライアント様にお知らせして、電話を転送する準備を受け取ることができるのか、報告は問題なく行えるのかを確認していきます。
中にはスムーズに準備ができず、何らかの要因でうまくいかないこともあり、問題を解消するために対策を立てて調整をしたりすることが必要になってきます。その調整も何度も行う必要があったり、問題がすぐに解決できず調整に時間がかかったりすることもあります。
この調整を終えていつでもお客様からの電話を受けても大丈夫という状態になって初めて準備が完了になります。
こうして準備をしっかりと終えた後にお客様対応を行っていくことができるようになります。
準備をしっかりと行わずに見切り発車をしてしまったり、準備にかける時間が不十分だったためにうまくいかないといったことがないように、準備の大切さを改めて学ぶことができたことが電話代行を通して得た収穫です。
これからも電話代行だけではなくさまざまなイベントなどがあってもしっかりと準備をしてすばらしいものにしていきたいなと思います。
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