こんにちは。
インターコード 電話代行担当當銘です。
新年度もあっという間に1ヶ月が過ぎ、5月に突入しました。
5月は新しい環境にもなれて、少し気持ちがゆるむ時期ともいいます。
はじめは緊張感をもってのぞんでいたことも、なれてくると初心を忘れて、緊張感もうすれてくるもの。
なれてきた時こそ、気のゆるみによるミスに気をつけたいですね。
また、新しい環境のストレスが心身に出る頃でもあります。
まじめで几帳面な人ほど五月病で鬱々とふさぎこみやすいそうです。
がんばりすぎてしまう人は特に、つかれがたまってきたときは、思い切って気分転換やリフレッシュに専念するといいかもしれませんね。
今回は電話代行で気をつけているメールマナーについて、まとめてみたいと思います。
仕事になれてきた方も、まだなれていない方も、確認して適切なメールマナーを実践していきましょう。
タイトルはわかりやすく簡潔に
メールの件名は、届いた相手が一番に確認する部分です。
いそがしく、一日に大量のメールが届く相手の場合、まずはタイトルだけ見て判断することもよくあるかと思います。
件名がはっきりしていないメールを送信してしまうと、最悪の場合、読まれないままになってしまう恐れもあります。
メールを開かなくても本文の内容を確認できるくらい、件名は短く具体的に記載することを心がけましょう。
あて先を明確に書く
プライベートで使用するメールだと、個人所有のアドレスなので、あて先を記載することはほとんどありませんが、ビジネスメールの場合、送信先のアドレスが、会社で共有のアドレスであることがあります。
確実に相手に届くよう、本文中にもあて先を記載しましょう。
例）○○株式会社に所属する△△さんあての場合
・会社名のあとに改行して個人の名前を記載する形であて先を記すと、確認しやすく、わかりやすいです。
○○株式会社
△△様
例）特定のグループ全員に出す場合
・グループ名のあとに「各位」をつけます。「各位」＝皆様方という意味です。各位自体に敬称の意味が含まれますので、「各位様」のような様付けは不要です。
○○株式会社
人事担当者各位
見出し：５Ｗ１Ｈを正確に！
メールや手紙など、文章で相手に何かを伝えるとき、特に大事だといわれるのが、５Ｗ１Ｈです。
・WHEN（いつ）
・WHERE（どこで）
・WHO（誰が・誰に）
・WHAT（何を）
・WHYなぜ(どうして)
・HOW（どのように）
このポイントをおさえておくと、誰が読んでもわかりやすい、伝わるメールをつくることができます。
TO、CC、BCCの使い分け
メールでは送信先として、あて先（TO）とは別に、CC（Carbon Copy）、BCC（Blind Carbon Copy）を設定することができます。
どれもあて先としてアドレスを入力することが複数の人に同時にメールを送ることができますが、それぞれ使い方や機能が異なりますので、使い分けを覚えて送信するようにしましょう。
TO
メールの本来の送付先アドレスを指定するものです。
「あなた宛のメールです」と相手を指定しています。
CC
本来の送付先ではありませんが、関係者に対して参考までに内容を通知する場合に使われます。
TOに指定した相手にも、誰に送信されているかがわかります。
誰に送ったか明確にしたい場合や、お互いにアドレスを知っている間柄である場合、知られても構わない場合は「CC」を使用しましょう。
BCC
CCと似ていますが、BCCに指定したアドレスは、TOに指定した相手からは見えません。
受信者相互にアドレスを知らせたくない場合、「CC」ではなく、「BCC」を使いましょう。
あて先として3種類ありますが、特にビジネスメールではCCやBCCを使うことも多くなります。
アドレスを知らせたい場合や知らせたくない場合など、さまざまな場面に応じて、適切に使い分けをしましょう。
以上です。
簡単に、メールの件名・あて先・本文の注意点をまとめてみました。
お客様へメールでご報告するとき、これらの点に特に気をつけておくと、相手に伝わりやすいメールになるはずです。
最後に誤字脱字や記載漏れがないか、送信前のチェックをすると完璧です。
送信してしまったメールは、取り消したり、なかったことにしたりすることができません。
適切な内容のメールを相手に届けることができるよう、配慮しましょう。
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